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Ideas clave para destacar en un evento

En el año 2015 España movió cerca de 6.900 millones de euros mediante la acogida de más de 500 eventos de negocios internacionales. En 2016, según la ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones), nuestro país se situó en cuarta posición mundial por el número de eventos de negocios celebrados. Y las previsiones para los próximos años son aún más alentadoras, con el incremento de casi el 10% de los gastos para eventos. Empresas como http://www.grupoariza.net/ han apostado de lleno por este sector y ayudan a todo tipo de empresas a lograr destacar en eventos.

La rápida evolución de este sector y la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organización de eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos emprendedores que hayan tenido alguna relación con el mismo. Esto a la vez ha hecho que haya una gran y feroz competencia entre las empresas que se dedican a este sector.

La organización y planificación de cualquier tipo de evento, ya sea deportivo, musical, artístico, infantil, etc.… son los dos elementos principales que pueden asegurar el éxito de tu evento y que éste pueda llegar a convertirse en una experiencia inolvidable. Esto es así porque ello implica una gran labor previa que requiere de una buena planificación estratégica global en la que se deben tener en cuenta todos los factores que puedan intervenir, ya sean positivos o negativos. A estos últimos se les debe dar una importancia especial, puesto que podrían arruinar por completo tu evento y debes estar preparado, o tener un buen equipo que sea resolutivo ante cualquier clase de imprevisto.

Da igual que el evento se trate de un congreso de repercusión internacional o una pequeña reunión con clientes potenciales del sector, que dispongas de un año entero para la organización o sólo unas pocas semanas, el éxito del evento vendrá asegurado por los pequeños detalles que hayas tenido en cuenta para que salga todo bien y se convierta en una experiencia inolvidable.

Ya hemos visto que la planificación y organizaciónes el primer y más importante de los requisitos, pero hay otras claves que te pueden ayudar a conseguir el éxito que tu evento merece:

-  Limita y centra tus objetivos lo más que puedas. Cualquiera que sea el objetivo del evento, piensa en él como tu principal misión y enfoca tu atención en los resultados y lo que el cliente espera de ti.

 

-  Trata de innovar y ser creativo. Seguramente la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, por lo que debes pensar de manera diferente y “marcar la diferencia” para que el tuyo sea memorable.

 

-  Estudia y conoce bien a tu público para adaptar el mensaje y los contenidos del evento a él. Todo aquél que asiste a tu evento es tu cliente, por lo que debes esforzarte por conocerle bien con el fin de poder ofrecerle una experiencia que cumpla sus expectativas y satisfaga sus necesidades. Además, debes tratar de incluir siempre un turno de preguntas después de cada presentación o sesión. Cuanta más atención se le preste al cliente, más posibilidades habrá de que el evento sea exitoso. 

 

-   Procura disponer de un espacio para facilitar el networking entre los asistentes y asegúrate de que éstos socialicen y participen en él,puesto que ayudarles a interactuar y darse a conocer es uno de los principales objetivos, ya que en estos espacios de networking se puede construir una red de contactos que te ayuden a generar oportunidades tanto de negocio como laborales.Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas.

-  Si tienes poca experiencia (o ninguna), en la planificación de este tipo de eventos, acude a un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector. Debes tratar de rodearte siempre del mejor equipo con una larga trayectoria profesional, como el de http://www.grupoariza.net/, que ofrece una amplia gama de servicios y cuenta con más de 35 años de experiencia en el sector publicitario.

-  Algo muy importante y que no puedes pasar por alto es la promoción de tu evento.  Envía invitaciones por email y difunde el evento tanto en las redes sociales como en la prensa: periódicos, sitios on-line, blogs, revistas, canales, anuncios en radio, etc., ya que es la única forma de hacer llegar la celebración del acontecimiento a un gran número de personas interesadas. Si dispones de un sitio web exclusivo del evento sería perfecto (siempre puedes recurrir a recursos gratuitos, como plataformas de gestión de eventos).

-   Por último, pero no menos importante, a la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba la disponibilidad de una red Wi-Fi.

 

 

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